En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
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Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
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Observarás como en nuestro caso tenemos 5 hojas de cálculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.
También se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda:
 Para ir a la Hoja1.
 Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos.
 Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos.
 Para ir a la última hoja
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También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
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| MOVIMIENTO | TECLADO |
| Hoja Siguiente | CTRL+AVPAG |
| Hoja Anterior | CTRL+REPAG |
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En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :
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1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2 Teclear los datos.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón  de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
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Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelación  de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá vacía.
Teclas de método abreviado combinadas con CTRL
Tecla
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Descripción
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CTRL+MAYÚS+(
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Muestra las filas ocultas de la selección.
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CTRL+MAYÚS+)
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Muestra las columnas ocultas de la selección.
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CTRL+MAYÚS+&
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Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.
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CTRL+MAYÚS_
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Quita el contorno de las celdas seleccionadas.
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CTRL+E
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Aplica el formato de número General.
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CTRL+MAYÚS+$
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Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).
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CTRL+MAYÚS+%
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Aplica el formato Porcentaje sin decimales.
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CTRL+MAYÚS+^
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Aplica el formato numérico Exponencial con dos decimales.
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CTRL+MAYÚS+#
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Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.
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CTRL+MAYÚS+@
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Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.
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CTRL+MAYÚS+!
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Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.
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CTRL+MAYÚS+*
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Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco).
En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.
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CTRL+MAYÚS+:
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Inserta la hora actual.
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CTRL+MAYÚS+"
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Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.
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CTRL+MAYÚS+Signo más( +)
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Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.
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CTRL+Signo menos (-)
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Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.
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CTRL+;
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Inserta la fecha actual.
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ALT+º
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Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja de cálculo.
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CTRL+'
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Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.
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CTRL+1
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Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
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CTRL+2
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Aplica o quita el formato de negrita.
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CTRL+3
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Aplica o quita el formato de cursiva.
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CTRL+4
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Aplica o quita el formato de subrayado.
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CTRL+5
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Aplica o quita el formato de tachado.
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CTRL+6
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Cambia entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los objetos.
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CTRL+8
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Muestra u oculta símbolos de esquema.
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CTRL+9
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Oculta filas seleccionadas.
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CTRL+0
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Oculta columnas seleccionadas.
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CTRL+E
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Selecciona toda la hoja de cálculo.
Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+E por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.
Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función.
CTRL+MAYÚS+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.
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CTRL+N
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Aplica o quita el formato de negrita.
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CTRL+C
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Copia las celdas seleccionadas.
CTRL+C seguido de otro CTRL+C muestra el Portapapeles.
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CTRL+J
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Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.
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CTRL+B
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Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada.
MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción deBuscar.
CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.
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CTRL+I
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Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
F5 también muestra este cuadro de diálogo.
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CTRL+L
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Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.
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CTRL+K
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Aplica o quita el formato de cursiva.
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CTRL+ALT+K
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Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.
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CTRL+U
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Crea un nuevo libro en blanco.
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CTRL+A
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Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo.
CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.
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CTRL+P
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Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.
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CTRL+D
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Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.
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CTRL+G
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Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.
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CTRL+F
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Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
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CTRL+S
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Aplica o quita el formato de subrayado.
CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.
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CTRL+V
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Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda.
CTRL+ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.
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CTRL+R
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Cierra la ventana del libro seleccionado.
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CTRL+X
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Corta las celdas seleccionadas.
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CTRL+Y
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Repite el último comando o acción, si es posible.
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CTRL+Z
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Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió.
CTRL+MAYÚS+Z utiliza los comandos Deshacer o Rehacer para invertir o restaurar la última corrección automática cuando se muestran las etiquetas inteligentes de Autocorrección.
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Tecla
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Descripción
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F1
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Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel.
CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones, que es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent.
ALT+F1 crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.
ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.
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F2
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Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada.
MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda.
CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar.
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F3
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Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre.
MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.
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F4
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Repite el último comando o acción, si es posible.
CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado.
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F5
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Muestra el cuadro de diálogo Ir a.
CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.
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F6
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Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones.
MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones.
CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.
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F7
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Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado.
CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar.
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F8
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Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección.
MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección.
CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada.
ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.
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F9
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Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos.
MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa.
CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo.
CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas.
CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.
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F10
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Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado.
MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado.
ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje.
CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.
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F11
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Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual.
MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva.
ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
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F12
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Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
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Otras teclas de método abreviado útiles
Tecla
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Descripción
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TECLAS DE DIRECCIÓN
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Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha.
CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos en una hoja de cálculo.
MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de celdas.
CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco.
FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones está seleccionada. Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha.
FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y abajo en el grupo de fichas.
En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones.
FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.
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RETROCESO
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Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas.
También borra el contenido de la celda activa.
En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción.
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SUPR
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Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios.
En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción.
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FIN
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Permite desplazarse hasta la celda de la esquina inferior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada.
También selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.
CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, en la última fila utilizada de la última columna utilizada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto.
CTRL+MAYÚS+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+MAYÚS+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.
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ENTRAR
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Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada).
En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente.
Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado.
En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro de diálogo (el botón en negrita que suele ser el botón Aceptar).
ALT+ENTRAR comienza una nueva línea en la misma celda.
CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual.
MAYÚS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima.
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ESC
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Cancela una entrada en la celda o en la barra de fórmulas.
Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos.
También cierra modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado.
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INICIO
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Va al principio de una fila de una hoja de cálculo.
Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada.
Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles.
CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de cálculo.
CTRL+MAYÚS+INICIO amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
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AV PÁG
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Baja una pantalla en una hoja de cálculo.
ALT+AV PÁG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo.
CTRL+AV PÁG va a la hoja siguiente de un libro.
CTRL+MAYÚS+AV PÁG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.
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RE PÁG
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Sube una pantalla en una hoja de cálculo.
ALT+RE PÁG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo.
CTRL+RE PÁG va a la hoja anterior de un libro.
CTRL+MAYÚS+RE PÁG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.
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BARRA ESPACIADORA
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En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificación.
CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo.
MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo.
CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de cálculo.
- Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona la región actual. Si presiona CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.
- Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de cálculo.
ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el menú Control de la ventana de Microsoft Office Excel.
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TAB
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Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo.
Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida.
Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un cuadro de diálogo.
MAYÚS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo.
CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de diálogo.
CTRL+MAYÚS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de diálogo.
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Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
 
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación:
Selección de una celda: Sólo tienes que hacer clic sobre ella.
Selección de un rango de celdas:
Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar. 
Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
Selección de una hoja entera:
Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.
Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos.
Ahora partimos de que una formula debe comenzar siempre con el signo de (=)
y de que en una formula podemos encontrar
Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna A),
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.
Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.
Elegir la opción Insertar filas de hoja.
Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón  para poder elegir el formato que debe tener la nueva fila.
Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:
Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.
En Excel 2010, para ver y ajustar las celdas y objetos de nuestro documento para la impresión se utiliza el Diseño de página. Accedemos a esta opción desde la pestaña Vista.
Crear gráficos
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Como puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos seleccionar un gráfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.
Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo de Insertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la sección Gráficos.
Aquí puedes ver listados todos los gráficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Aparecerá un cuadro que contendrá el gráfico ya creado (si seleccionaste los datos previamente) o un cuadro en blanco (si no lo hiciste).
Además, verás que aparece en la barra de menús una sección nueva, Herramientas de gráficos, con tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.
En los siguientes apartados veremos las opciones que se encuentran dentro de estas pestañas.
Insertar imágenes prediseñadas
Para insertar una imagen prediseñada del catálogo de Office o de nuestra propia colección debemos seguir los siguientes pasos:
- Hacer clic sobre el botón  de la pestaña Insertar. Aparecerá el panel Imágenes prediseñadas a la derecha de la ventana de Excel.
También podemos insertar imágenes no clasificadas como prediseñadas, como pueden ser imágenes fotográficas creadas por nosotros o descargadas desde internet.
Para insertar cualquier archivo de imagen debemos hacer clic en el botón 
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar imagen para escoger la imagen desde el disco duro. El aspecto del cuadro puede variar en función del sistema operativo que utilices.
Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra hoja de cálculo.
Creación automática de esquemas
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2010 pueda crear automáticamente el esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.
Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20, D20 y la columna E está llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autónoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos en la pestaña Datos. En la sección Esquema encontraremos el botón Agrupar. Al pulsarlo elegiremos la opción Auto es quema del menú.
Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuación:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.
Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos niveles tiene el esquema.
Por columnas podemos ver que existen dos niveles:
- La tabla desplegada por completo
- y la tabla con los datos trimestrales.
Por filas tenemos tres niveles:
- La tabla desplegada completamente
- Por autonomías
Para comprimir y expander el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de cada nivel.
Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonomía, el esquema se nos quedaría como podemos ver en la imagen.
Unidad 15.
Utilizar el asistente para importar texto
Cuando hablamos de archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano ( ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word o los del WordPad tienen otra forma de importarse a Excel que veremos más adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas:
- Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar en esta sección.
- O acceder mediante el menú Archivo - Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto.
En la ventana del Asitente para importar texto -Paso 1 de 3, aparecen varias opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no para que Excel sepa donde empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar títulos, por ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente.
Crear una tabla
Para crear una tabla tenemos que seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar.
Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla.
Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
-
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
- Al final hacer clic en Aceptar.
Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:
Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
Crear una tabla dinámica
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para aquellos que conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del al macen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este sub menú seleccionar la opción Grabar macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.
Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias reactivas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.
En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.
A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.
Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.
Cambiar el nombre de una hoja de cálculo
1. Hacer doble clic en la etiqueta de la hoja a la que se le desee cambiar el nombre
2. Escribir el nuevo nombre para la hoja
3. Presionar ENTER
1. Hacer clic derecho sobre la etiqueta deseada
2. Elegir el comando "Cambiar nombre" del menú contextual
3. Escribir el nuevo nombre para la hoja
4. Hacer clic en cualquier parte del área de trabajo.
1. Hacer la cinta de opciones Inicio presionando las teclas ALT, O
2. Elegir el comando Formato (O)
3. Seleccionar el comando Cambiar el nombre de la hoja (C)
Formatos de número
1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de número
2. Hacer clic en la cinta de opciones Inicio, presionando ALT, O
3. Hacer clic en el indicador de cuadro de diálogo Formato de celdas, del grupo
Número (FM)
4. Se mostrará el cuadro de diálogo "Formato de celdas"
5. Seleccionar la ficha "Número"
6. Elegir con las flechas de dirección el tipo de formato deseado, en el cuadro
"Categoría:" (ALT + C)
7. Especificar las opciones requeridas para la categoría seleccionada
8. En el caso de haber seleccionado la categoría "Personalizada", en el cuadro de
lista, seleccionar con las flechas de dirección el código deseado. Observar que en
el área de muestra se despliega el valor escrito en la celda tal como se verá con el
formato seleccionado
9. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la
lista, éste se podrá escribir directamente en el cuadro de texto "Tipo:" (ALT + I)
10. Presionar ENTER o presionar el botón Aceptar Cuadro de lista, que despliega las
opciones disponibles para la categoría seleccionada
| 
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